クリスマスカード、年賀状の季節に備えて、Excelを使って住所録を作ろうと思いますが、良い方法があれば教えてください。

A.

市販の住所録のソフトウェアは数多くあります。 それを買って使っていらっしゃる方も多くあると思います。 市販の物はある目的には便利なように作られていますが、一般的でなく、応用が利かないのも多く見かけます。例えば、カナダに住む日本人が使うとすれば、英語形式と日本形式の住所標記に対応する必要が有ります。 そのような機能を持った住所録はそんなに多く存在しないかもしれません。 そこでExcelを使って、自分に適した住所録を作ることは良いアイデアです。 Excel で作れば、Wordで作った封筒や葉書の台紙に住所、宛名などを差し込めます。

今回のテーマでは、Micorsoft Excelで一般的な住所録を作る方法を述べます。 一般的なExcel の操作の出来る方を対象としますので、基本的なExcel操作法については述べません。 ご了承願います。 また､このテーマは今回で全ての事を書くことは出来ませんので、何回かに分けて書きたいと思います。 今回は初めとして、住所録に盛り込む､名前､住所などのデータ項目について主に述べます。

■　データ項目

住所録として入力する項目は、個人によって異なる場合が多いのですが、ここでは一般的な項目を挙げます。

1. 登録番号
   スプレッドシートの左端の列に通常作ります。 1,2,3,・・・と新しい人のデータを入力する度に1づつ増やしていきます。 これは､トータル何人のデータを入力したかがすぐにわかりますし、並び替えなどを行った時に入力した順序がわからなくなった場合にすぐに元に戻せます。 また、Wordの文書に差し込みする場合にも、差し込むデータの選択にも便利です。
   
   連続番号の入力には、オートフィル機能を使うと便利です。 通常一番上の行には項目名を入れますので、二番目の行の一番左端のセル(一つの升目)にまず、『1』と入れます。そのセルをアクティブ(セルをマウス左クリック)にするとセルの枠が太くなり、枠の右下角に小さな四角が現れますので、その四角をマウスのポインター(通常画面には矢印で現れている)で指し、マウス右ボタンを押しながら下へドラッグ(押したボタンを離さずに、下へ動かす)します。 20セルぐらい下へ動かし、マウスの右ボタンを離すと、小さなメニュー画面が現れますので、その中の『連続データ』をマウス左クリックすると、2から順番に番号が入力されます。
   
   
2. タイトル
   『様』『先生』『Mr.』『Ms.』『Mrs.』等を入力する欄です。 Word 等へ差し込むときに、名前に応じて自動的にタイトルを変えることができます。
   
   
3. 名前
   姓と名を一つの列に入れる時は、姓と名を半角スペースで区切ることをお薦めします。 後ほど姓と名を別々の列に入力するように変更したい時に、便利です。
   また、英字名と漢字名の双方を入力したい時は、英字名と漢字名の入力する列を別々にすると便利です。 英語名の人だけアルファベット順に並び替えすることができたり、Word 等への差込のとき、簡単に英語名の人だけを抽出できたりします。
   
   
4. ふりがな
   あいうえお順にレコード(一人一人のデータ)を並び替えたい場合に、フリガナの列があると便利です。 その列で並び替えをすれば簡単に、『あいうえお』順にレコードを並び替えることができます。 ふりがなを入力する場合に便利な関数が有ります。 その設定は次のようにして行います。
   
   
   1. ふりがなの列の一番上の行のセルをアクティブ(セルをマウス左クリック)にします。 そのセルの枠が太くなります｡
      
   2. 画面一番上のメニューバーの『挿入』をマウス左クリックします。
      
   3. 現れたドロップダウンメニューの中から『関数』をマウス左クリックします。
      
   4. 『関数の貼り付け』画面が現れますので、左側の窓で、『全て表示』をマウス左クリックします。
      
   5. 右側の窓で、『PHONETIC』をマウス左クリックします。
      
   6. 『関数の貼り付け』画面下の『OK』ボタンをマウス左クリックします。
      
   7. スプレッドシートの左上の方に関数の範囲を入力する『関数画面』が現れますので、アクティブになっている行で、『名前』の列のセルをマウス左クリックします。 左クリックしたセルが破線の枠で囲まれます。
      
   8. 左上の『関数画面』の『OK』ボタンをマウス左クリックします。 すると画面上方のアクティブなセルの内容が現れる窓に『=PHONETIC(xxx)』と現れます。 スプレッドシート上のアクティブなセルは、空白ですが、PHONETIC関数が入力されています。
      
   9. そのアクティブなセルの太くなっている枠の右下角に小さな四角が有りますので、それをマウスポインターで指し、マウス左ボタンを押しながら、下方向にマウスをドラッグします。 100セルぐらい進んだ所で、ボタンを離します。 これでドラッグしたセルまで、PHONETIC関数がコピーされます。 それ以下のセルにはPHONETIC関数が入っていませんので、必要になった時は、PHONETIC関数の入っているセルを必要な所までコピー&ペーストしてください。
      
   10. 以上で、『名前』の列に名前を入力すると、『ふりがな』の列にふりがなが自動的に入力されます。
   
   ふりがなは、『名前』欄に入力したその通りが入力されます。 即ち『山田』を『やまでん』と入力して確定した場合、ふりがなは『やまでん』となります｡ ふりがなの編集(変更)は、次の手順で行います｡
   
   
   1. 編集したいふりがなの元となる『名前』の列のセルをアクティブ(マウス左クリック)にします。そのセルの枠が太くなります。
      
   2. メニューバーの『編集』を選択(マウス左クリック)します｡
      
   3. 現れたドロップダウンメニューから、『ふりがな』を選択(マウス左クリック)します。 すると更にドロップダウンメニューが現れますので、その中から『編集』を選択(マウス左クリック)します。
      
   4. 選択した名前の上にふりがなが現れ、編集可能な状態になりますので、そこで変更します。 変更後『Enter』キーを2回押すと、編集を終了します。
   
   以上でふりがなの変更ができます｡
   
   また、ふりがなは、ひらがな、全角カタカナ、半角カタカナの中から選択できます。 その手順は、上記の編集の3．で『編集』の代わりに『設定』を選択することで行えます。 その設定を行った後入力した名前からその設定どおりのふりがなになります。 既に名前を入力したふりがなを、例えば、ひらがなからカタカナに変更する時は、上記設定変更をしてから、もう一度名前を入力し直す必要が有ります。
   
   
5. 電話番号
   ハイフンを入れたり､入れなかったりと好みが有りますが、ハイフンを入れる場合、毎回ハイフンを入れるのは面倒です。 書式の設定をしておけば、ハイフンの入力を省けます。 その方法は次回以降に述べます｡
   
   
6. 郵便番号
   郵便番号を入力すると自動的に住所欄に住所を入力したり、反対に住所を入力すると自動的に郵便番号欄に郵便番号を入力したりする、郵便番号変換アドイン機能が有ります。 それを使うと、入力の手間が省けます。 その方法については、次回以降に述べます。
   
   
7. 住所
   住所は、国(海外に住む人は必要)、住所１(市町村名までの住所)、住所２（丁目、番地など）、住所３(マンション名など建物の名前)に分けておくと便利です。 Wordに差し込んで印刷する時など、レイアウトの自由度が増えます。 上記の郵便番号変換アドイン機能を使う場合にも、分割が適切です。
   
   
8. メールアドレス
   電子メールが活用されている現在、この項目も住所録に必要です。 Word への差込を行う時に、多くの人に自動的にメールを送信することができますので、便利です。
   
   電子メールアドレスを入力し、『Enter』キーを押すと、自動的にハイパーリンクが設定されます。 即ち、電子メールアドレスが入力されているセルをマウス左クリックすると、自動的にメールソフトが開き、宛先アドレスがセルに入力されているアドレスに設定された送信メール作成画面が現れます。 この機能も便利な機能です。
   
   
9. チェック欄
   年賀状など、一度に多くの人に出す場合、誰に出したかをチェックするのに便利です。また、クリスマスカード、年賀状などのように、年に一度の物は、年度別にチェック欄を設けると、過去の実績を見ることができ、今年は送る、送らないの判断に役に立ちます。 また受け取った人にチェックを入れる欄が有ると、それも季節の挨拶に出すときに役に立ちます。

以上、住所録にあると便利であろうと思われる事を、私の経験から述べました。 次回は、住所録入力に便利なExcelの機能をについていくつか紹介します。 ご質問のように、クリスマス､年始に合わせて、住所録を作ろうとされている方に役に立てば幸いです。

情報提供者：　塚本　隆志　（T&M）　2005年9月19日