住所録作成《入力選択リスト》編

クリスマスカード、年賀状の季節に備えて、Excelを使って住所録を作ろうと思いますが、良い方法があれば教えてください。

今回は前回に引き続き、Excel を使った住所録の作成について書きます。前回は、入力を簡単にする『フォーム機能』について述べました。今回は、『入力規則機能』を使って、レコードの入力を正確に且つ簡単にする方法について述べます。

■　入力規則機能とは

セルに値を入力する時、入力できる値を制限する機能です。 Excelでは色々な制限の方法が用意されていますが、そのうちの一つに、表示されるリストの中から選んで入力するという方法があります。例えば、住所録のタイトルの項目で、入力する値を『Mr.』『Mrs.』『様』『先生』『君』等の予め決められた値をリストから選びたい場合などに利用できます。今回はその方法について述べます。

■　入力規則を設定する

入力を制限したい項目の列を選択します。（選択したい列の一番上のA,B,C 等の文字をマウス左クリック）
選択した列がハイライトされますので、画面上方のツールバーから『データ』をマウス左クリックします｡
ドロップダウンメニューが現れますので、その中から『入力規則』を選択(マウス左クリック)します。
『データの入力規則』と題した小さな画面が現れますので、その画面上方の『設定』タブをマウス左クリックします。
『入力値の種類』窓の右端にある下三角印(▼)をマウス左クリックすると、ドロップダウンメニューが現れますので、その中から『リスト』をマウス左クリックします。
画面が少し変わり、『入力値の種類』窓の下に、『元の値』窓が現れますので、その窓に、リストに表示する値を入力します｡例えば、『Mr.』、『Mrs.』、『様』の中から選ぶようにしたい場合は、『Mr.,Mrs.,様』と入力します（『』は入力しない）。つまり、入力したい文字を『,』で区切って入力する訳です。
『入力値の種類』窓の右側に『ドロップダウンリストから選択する』というチェックボックスが有りますので、そこにチェックが入っていることを確認します。入っていない場合は、マウス左クリックし、チェックを入れます。
『データ入力規則』画面の上側の『エラーメッセージ』タブをマウス左クリックします。
画面左中段に『スタイル』窓が有りますので、その窓の右端の下三角印(▼)をマウス左クリックします。
『停止』、『注意』、『情報』の3種類がドロップダウンリスとに現れますのでその中から一つを選択(マウス左クリック)します。この3種は、上述(6)で設定した選択リストにない値、例えば『君』をセルに入力した時の処理を決める物で、その違いは次のとおりです。
- 停止・・・選択リスト以外の文字の入力ができない｡
- 注意・・・選択リスト以外の文字を入力するか、再入力するか、入力を取り消すかの選択ができる。
- 情報・・・選択リスト以外の文字を入力するか、入力を取り消すかの選択ができる。
画面下の『OK』ボタンをマウス左クリックし、入力規則の設定を終了する。

■　入力規則が設定されているセルへの入力

上述の手順で設定した入力規則が設定されているセルへの入力は次のように行います。

入力規則が設定されているセルをアクティブ(セルをマウス左クリック)にします｡セルの囲み線が太くなります｡
セルの右側にした三角印(▼)が現れるので、それをマウス左クリックします｡
上記(6)で設定した入力候補がドロップダウンリストとして現れますので、その中から希望の物を選択(マウス左クリック)します。
ドロップダウンリストから選択せず、直接リストにない文字を入れると、上記(10)で設定したメッセージが現れます。

以上、今回はExcel の持つ入力規則機能を使って、レコードの入力時に、予め決まっている入力文字候補の中から選択し、入力を簡単に、かつ正確にする方法について述べました。今回は、『タイトル』の項目を例に挙げて説明しましたが、この入力規則機能には他に、入力を或る範囲の整数に制限したり、或る期間の日付に制限したりする機能が有ります。また、上記設定手順(4)で『日本語入力』タブをマウス左クリックすると、『日本語入力』窓が現れますので、そこで日本語入力の方法を設定できます。例えば、電子メールアドレスの項目は、必ず半角英数字で入力しなければ無ければなりません。しかし、名前の項目などを日本語で入力している場合、電子メールアドレス項目の入力に移る時には、日本語入力から日本語変換をしない直接入力モードに手動で変更しなければなりません。これは以外に手間な事ですので、入力セルが電子メールアドレスの項目になったとき、自動的に入力モードが直接入力(半角英数字入力)になるよう、その『日本語入力』窓で設定できるのです。

上記設定方法にて『データの入力規則』画面を出せば、その機能の全てを見ることができますので、一度見て、お試しになることをお薦めします。使いこなせば、正確なそして使いやすいデータベースの作成に大いに役立ちます。

情報提供者：　塚本　隆志　（T&M）　2005年10月17日